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    【分享】如何把處理客戶投訴的技術變為藝術

    2015-05-13 14:31:01   來源:   評論:0 點擊:

    "用戶至上,專業服務"是所有物業公司的服務宗旨,要使用戶滿意,除了要提供優質高效的服務外,還要正確處理好用戶的投訴.

    投訴處理是一項集心理學、社交技巧于一體并體現服務人員道德修養、業務水平、工作能力等綜合素養,給投訴者所提問題予以妥善解決或圓滿解答的工作。處理投訴工作的原則是依法辦事;宗旨是服務用戶;目標是杜絕有效投訴;從而提高管理單位的聲譽及社會影響。

    一、用戶投訴的定義:

    用戶因對物業管理企業的服務需求或不滿等,通過各種方式向有關部門反映的行為,稱之為投訴。用戶投訴的方式包括來電、來訪、來函、其它(如登報)等。

    二、用戶投訴的分類:

    1、按投訴的性質分:有效投訴與溝通性投訴

    (1)有效投訴:

    有效投訴有兩種情況:用戶對物業管理單位在管理服務、收費、經費管理、維修養護等方面失職、違法、違紀等行為的投訴,并經過有關行業主管部門查實登記的。用戶向物業管提出的管理單位或管理人員故意、非故意,或失誤造成用戶或公眾利益受到損害的投訴。

    (2)溝通性投訴:

    求助型:投訴者有困難或問題需給予幫助解決的。

    咨詢型:投訴者有問題或建議向管理部門聯絡了的。

    發泄型:投訴者帶有某種不滿,受委屈或誤會等造成的內心不滿,要求把問題得到解決的。溝通性的投訴若處理不當,會變成有效投訴,所以必須認真處理溝通性投訴。

    2、按投訴的內容分為:

    (1)對設備的投訴:用戶對設備的投訴主要包括:空調、照明、供水供電、電梯等等,即使我們建立了一個對各種設備的檢查、維修、保養制度,也只能養活此類問題的發生,而不能保證消除所有設備潛在的問題。

    (2)對服務態度的投訴:

    用戶對服務態度的投訴主要包括:不負責任的答復行為,冷冰冰的態度,愛理不理的接待方式等。由地管理人員與用戶都由不同個性的人組成,所以任何時間,此類投訴都容易發生。

    (3)對服務質量的投訴:

    用戶對維修的質量、郵件未能及時送到用戶手中,都屬于對服務質量的投訴。減少用戶對服務態度與服務質量的投訴的最好方法是加強對服務人員的培訓。

    (4)突發性事件的投訴。

    三、 正確理解用戶投訴

    1、下面是一些值得我們重視的數據:

    對服務不滿的用戶:96%會靜靜地離開,91%永遠不會再回來,80%的此類用戶將不滿意的服務活動向8至10位朋友訴說,20%的此類用戶更會向20個友人講述。

    為何用戶會離開:3%因搬遷而離開,5%因建立新的友誼關系,9%因更好更優的選擇,83%因管理者的服務不專業或惡劣的待人態度。

    想離開的用戶會留下嗎?70%會!假如他們的投訴問題被妥善解決后,95%的用戶將會留下!假如他們所投訴的問題即刻得到解決,平均每一位投訴者將會對其5位朋友講述自己的投訴及事情最終的解決辦法。

    2、我們該如何理解投訴?

    (1)投訴能指出在服務過程中應改善的環節。

    (2)投訴其實是用戶給予我們再度提供應改善服務的機會,使用權有意見用戶重新接受我們。

    (3)投訴給我 們機會去令用戶忠于我們。

    四、 如何處理用戶的投訴?

    據有關資料顯示,房地產行業的投訴率居廣東省各行業投訴率的第二位,而物業管理的投訴又居房地產業的首位。深圳市物業管理協會為了協調解決物業管理行業的矛盾糾紛,保護物業管理企業和業主的合法權益,于2000年4月30日制定了《深圳市物業管理協會投訴處理辦法(試行)》?!短幚磙k法》第十四條規定:凡被記入會籍檔案的投訴,都將作為該會員單位年度行業評優活動的扣分依據。對投訴量大且整改不利,案件特別多的會員,經協會常務理事會研究可給與內部處罰直至取消其會籍資格。由此可見,如何正確處理用戶投訴是每個物業管理公司必須認真對待的。

    1、處理投訴的基本原則:

    (1)真心誠意地幫助用戶解決問題

    用戶投訴,說明工作尚有漏洞,說明用戶的某些要求尚未被重視,每個人都應理解用戶的心情,努力識別及滿足他們的真正需求,滿懷誠意地幫助用戶解決問題。只有這樣,才能贏得用戶的信任與好感,才能有助于問題的解決。

    (2)把"對"讓給用戶

    用戶因為不滿才會來投訴,往往用戶的情緒會失控,這時,我們不該失控,要從對方的角度去理解問題,即使用戶言談中有不對的,也要把"對"讓給用戶,與用戶爭議會激發矛盾。

    (3)不損害公司的利益

    2、處理用戶投訴的程序

    從投訴的開始到結束,是一個牽涉面相當廣而又一環扣一環的過程:接訴--聆聽--判斷處理--回訪--總結。

    (1)接訴

    禮貌是做好投訴處理工作的基礎。投訴接待環境是影響處理工作的第一關。

    (2)聆聽與記錄

    誠意聽取用戶的投訴。認真記錄事故的要點。

    (3)判斷、處理

    感謝用戶的關心和愛護??焖倥袛?、迅速反映、及時處理。經過判斷分析,當找到問題所在,應以積極的正面態度回應用戶,如告訴他會怎樣處理等。

    (4)回訪

    是建立信任,彌補因種種原因造成失誤的重要環節,也是檢查工作質量,與用戶溝通,搞好關系的最好機會。

    (5)總結

    發生這次投訴的原因是什么?從這次投訴處理中學到了什么?在從今后的工作中怎樣才能避免類似情況的發生,需要作哪些方面的調整。


    來源:房地產E網

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