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    本周效率提升從整理辦公桌開始!

    2015-05-12 14:29:54   來源:   評論:0 點擊:

    基本規則:

    1. 不把今天不用的物品往桌子上放。

    2. 長期不碰的文件扔了基本上也不會有問題。

    3. 別保留,以后有可能會用得到的文件。

    4. 整理=分清哪些物品有用、哪些物品沒用,扔掉沒用的。

    5. 擺放整齊其量只能算是整列,不是整理。

    物品的處理規律:

    1. 過期就扔。

    2. 以后可能會用到,是萬惡之源。需要做到,不用的物品立刻處理。

    對于物品必須要有判斷是否處理的標準。 當有標準的時候,處理物品才會快速,沒有標準就會猶豫不決,處理失敗。

    首要處理是“地鼠”經常出沒的地方,也就是從解決經常出現毛病的地方、問題最多的地方開始著手。

    給“以后會用到”加個期限:

    這句話是你不會整理的罪魁禍首,以一周或一個月為期限,保持物品總量不增。

    1. 不用的物品即刻處理:

    2. 必要的物品只留必要的量。

    判斷規則:

    準備一個專門收取各項文件的文件盤:

    比如:

    收到名片立刻處理-用APP掃描存檔,找時間丟掉。

    沒用的郵件立刻刪除

    明確書籍的處理期限。

    1. 沒用的-立刻處理

    2. 需要保存的-分類保存在大文件夾中。

    3. 無法立刻著手做的-分類放入單頁的文件夾中。超過期限就丟掉。

    物品擺放規則:

    物品擺放的位置要做到不用讓手臂伸直

    1. 常用物品應放到伸手可得的地方

    2. 取用物品的時候有沒有給身體增加負擔

    3. 配置物品時考慮到使用頻率、慣用手等因素,將會減少沒有意義的動作。

    具體標準:

    1. 使用頻率 決定物品的位置

    2. 以每天使用還是隔周使用為標準、改變物品放置的位置

      常用的物品放在辦公桌的抽屜或者身邊的柜子里

      一周、一個月用一個的放在稍遠的柜子里

      一年用一次的就放到資料室或倉庫之類的房間里。

    3. 文件以年度、月度為順序排列,新的文件放到前面

    4. 將使用頻率很低的物品拿去共享

    5. 物品固定位置,要讓別人能在30秒內找出來

    6. 每個物品有固定的位置和地址,用后回歸原處。

    7. 每天留出定期的清掃時間,下班前5分鐘或工作結束后5分鐘。


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